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Las muestras de café son uno de los primeros contactos que tiene el tostador/comprador con el productor. Son un método eficaz para concretar una transacción y establecer una relación de compraventa.

Por eso, es importante entender cuál es su impacto a la hora de entablar una negociación y qué beneficios ofrece para las partes involucradas. 

Para profundizar en este tema, hablé con Andrés Diez, cofundador de Those Coffee People, y Eivar Rojas, exportador de café tostado de Red Minas Coffee y parte de una familia de caficultores. Continúa leyendo y conoce qué me dijeron. 

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¿Qué son las muestras de café y qué tipos existen?

Andrés dice que “las muestras en una exportación son el lenguaje en el que un comprador y un vendedor logran confirmar el interés. Las muestras marcan las condiciones físicas y sensoriales de lo que se negocia. Son una forma de establecer las expectativas del producto que se va a adquirir ”. 

Básicamente, se usan las muestras verdes o tostadas. “Para las verdes es importante entender la infraestructura de la empresa que va a recibirlas. Así, es posible saber qué cantidad razonable enviar para los diferentes baches de tostado y encontrar el perfil adecuado”, explica. 

Por otro lado, para las muestras tostadas hay que saber de qué manera el comprador realizará la evaluación del café. Con base en eso se puede determinar qué tipos de tueste realizar para su correcto protocolo.

Eivar cuenta que más del 80 % de las muestras a nivel internacional son en verde, debido a que la mayoría de los caficultores no pueden tostar su propio café. Además, señala que “las muestras son la equivalencia frente a ese valor intrínseco de una buena materia prima”. En consecuencia, son fundamentales para: 

• Ofrecer una explicación física y descriptiva de los granos cultivados
• Demostrarle al comprador la calidad, el proceso y los atributos del café 
• Permitir que la negociación se realice de forma informada y que ambas partes puedan ser claras con sus requerimientos

Las muestras de café: vínculo entre productores y compradores

La brecha que existe entre los productores y los posibles compradores es muy grande. En la mayoría de los casos, no hay una comunicación directa y es ahí donde las muestras pueden ser la iniciación de un diálogo entre las partes.

En opinión de Eivar, dentro de esta interacción, es muy importante tener acceso a plataformas donde cualquier caficultor pueda evidenciar directamente el trato y venta de su café. 

“Creo que la relación es mucho más natural y real cuando eso ocurre porque el tostador tiene un conocimiento muy alto de las condiciones ideales de la materia prima y el caficultor sabe muy bien cómo generar esas condiciones. Si eso ocurre, creo que el contexto y el conocimiento que se crea en el caficultor es altísimo”.

Para mantener el vínculo entre ambas partes, Andrés opina que “siempre es importante enviar muestras, ya que cada cosecha viene con retos diferentes y las calidades pueden fluctuar.  Es mejor tener un referente para la negociación en curso para que las condiciones estén claras cada vez que hagas una venta”.

Preparación de muestras: logística, costos y errores

Usualmente, las pruebas de muestras de café se hacen con 80-90 g para una muestra tostada. En consecuencia, se esperaría que con diez muestras (1 kg de café verde) sea suficiente para el comprador, dice Eivar. 

Partiendo de esto, él explica que las muestras se enfrentan a bastantes adversidades. “Por un lado, unos de los mayores problemas y enemigos de las muestras de café son la humedad y el oxígeno. Definitivamente, el mecanismo más efectivo es empacar al vacío esas muestras para que no cambien las cualidades organolépticas. Por otro lado, es costoso, pero diría que la forma más efectiva es vía avión”.

Eivar afirma que la logística para exportar es un tema complejo para el caficultor porque necesita recurrir a servicios de intermediarios (empresa exportadora o agentes aduaneros especializados en comercio de café) que sepan y cumplan con las reglas, documentaciones y trámites que exigen las entidades locales. 

Obviamente, esto incrementa los costos, aumenta la participación de terceros y, por tanto, impide la comunicación directa entre productor y comprador.

Andrés agrega que para evitar errores que aumenten los costos y perjudiquen la negociación hay que considerar lo siguiente:

• Enviar suficiente café. Si no se validan con el interesado sus requerimientos para el análisis puede obtener una muestra escasa. 
• La preparación y el envío de muestras es demandante y costoso, por lo que hay que ser muy estratégicos sobre a quién enviar muestras. Es necesario analizar que exista interés en las personas a las que se enviarán.
• No tener claros los requerimientos documentales del país de destino para las muestras genera la devolución o destrucción del paquete.
• Tener un convenio con alguna empresas courier, que tienen planes corporativos para productores y ofrecen descuentos en sus tarifas de más del 60 %. 

Recomendaciones para sacar el máximo provecho de las muestras

Para empezar, Eivar recomienda superar un abismo muy grande: el caficultor debe saber qué café está produciendo. Necesita analizar, tostar y hacer muestras de su café. De la misma manera, necesita conocer el mercado exterior, es decir, probar y conocer qué se toma afuera. Así, podrá entender mejor el proceso de su propio café y obtendrá herramientas y habilidades para venderlo de la mejor manera posible.

También, dice que es importante que los actores a cargo de la logística de envío de muestras y permisos se acerquen más a las zonas de producción.

Por último, hay que aumentar la trazabilidad sobre la base de datos de las muestras y ser conscientes de las condiciones de producción, el clima, el lote, la fecha de recolección y el estado del cultivo. Estas variables son fundamentales al enviar las muestras para que a partir de ellas haya una mejor comunicación entre productor y comprador.

Lo principal a considerar

Andrés concluye señalando los siguientes puntos clave: 

• Tener clara la calidad física de la muestra, ya que esta es precisamente la calidad que el cliente va a probar. Es importante tener cuidado con enviar muestras con cero defectos, a menos de que estés seguro de que puedes mantener la calidad. El objetivo de la muestra es establecer las condiciones físicas y sensoriales que estás dispuesto a cumplir.  
• Las humedades deben estar dentro del rango
• No enviar cafés sin trillar, no todo el mundo cuenta con una trilladora de muestras
• Usar empaques que preserven la calidad
• Rotular las muestras para que la negociación sea clara y se asocie al código asignado
• Asegúrate de tener la información técnica disponible, bien sea en el empaque o en un documento aparte. Esta información es relevante para el cliente.
• Tene claro el precio de tu café
• La presentación importa, cuida la estética
• Idealmente, prueba tus cafés antes de enviar las muestras y asegúrate de que sepas que estás ofertando. Guarda los registros de calidad sensorial y física.

Las muestras son una muy buena herramienta de comunicación entre productores y compradores y se pueden utilizar como una fuente de retroalimentación para que haya relaciones más colaborativas y se obtengan resultados fructíferos para ambas partes. 

También, son un lenguaje claro de lo que el caficultor tiene para ofrecer y, a partir de ahí, el tostador/comprador tendrá bases sólidas para tomar buenas decisiones de compra.

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Créditos de las fotos: Red Minas Coffee, Those Coffee People.

PDG Español

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